agilité = équipe auto-organisée et outillée
Les équipes agiles cheminent sur une ligne de crête entre trop et pas assez de structuration, entre trop et pas assez de formalisme.
Réunions régulières et fructueuses = ancrages indispensables
Pour naviguer efficacement dans des eaux incertaines et ne pas se désunir, une équipe doit pouvoir faire le point et échanger en confiance sur les bonnes pratiques et les améliorations indispensables.
Pour ce faire, les réunions régulières de l'équipe sont clé dans les projets agiles.
Le projet est l'affaire de toute l'équipe sans exception, les réunions de projet aussi !
Rappel : tous les métiers / fonctions font partie de l'équipe de projet, pas uniquement les développeurs.
La fréquence de ces réunions doit être adaptée à la constante de temps et au contexte du projet.
Par exemple, celle-ci peut être quotidienne dans des projets informatiques ou de mise en place logistique. Elle peut atteindre 2 réunions par mois lorsqu'un développement de matériel comporte de nombreux outillages de production.
Toutefois l'intervalle entre 2 rencontres ne peut excéder 2 semaines afin de favoriser la cohésion d'équipe.
Ces réunions de projet sont organisées à l'avance et comportent toujours une "démonstration".
Le programme est connu de chacun avant le commencement, il comporte à la fois une revue quasi-exhaustive de chaque facette du projet et un focus sur les "points chauds" du moment.
Les aspects techniques sont importants mais ne doivent pas être les seuls abordés.
Les clients sont évoqués systématiquement. Montrer, représenter, expérimenter le produit ou service en développement est une excellente manière d'y parvenir.
La durée est adaptée au contexte du projet et permet les échanges.
Une réunion trop courte conduit à des frustrations légitimes mais 2 heures est une butée indépassable.
Chacun doit pouvoir prendre la parole. Toutefois pour éviter l'enlisement dans des débats stériles, il convient de se focaliser sur le point en cours de discussion.
Des supports écrits et imagés, visibles de tous, servent de trame à la réunion.
Ces supports facilitent le suivi durant la rencontre, notamment pour les réunions à distance.
Ce sont aussi des trames et des mémorisations pour l'action quotidienne de l'équipe.
Ces supports sont préparés au préalable et mis en jour durant la réunion en fonction des discussions. Notamment chaque décision est consignée.
A l'issue de la réunion, chaque équipier y a accès, ce qui suppose que les outils utilisés pour leur réalisation soient accessibles par tous.
Une équipe engagée et "disciplinée" est d'abord une équipe souriante !
Les réunions de projet n'ont aucune raison d'être mornes ou bureaucratiques.
Pour que l'échange soit fructueux, chaque équipier participant doit se sentir à l'aise et en confiance.
Anne Munchenbach et Didier Lebouc - innotelos | vitamines pour l'innovation - novembre 2018
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